Im Zusammenhang mit den Themen "Aussendienst, Homeoffice" stellen mobile Zugriffe auf einen gemeinsamen Datenbestand ein wichtiges Thema dar. Einem Mitarbeiter im Aussendienst sollten allerdings aus unserer Sicht die gleichen Informationen und Funktionen zur Verfügung stehen, wie sie am Firmensitz im Intranet vorhanden sind. Als Lösung bietet sich an, die MService-Installation z.B. in eine Citrix-Farm zu legen oder einen Terminalserver zu installieren, wobei dann der Zugriff über das Internet stattfindet. Diese Lösung ist durchaus praktikabel, hat aber auch einige Nachteile. MService organisiert mobile Zugriffe mit einer Technik, die ohne Fremdsysteme und auch ohne Verbindung zum Internet auskommt. Dieser Ansatz beinhaltet keine Nachteile in Bezug auf die verfügbare Menge an Daten und Informationen im Aussendienst und liefert sogar zusätzliche Möglichkeiten zur Steuerung von Arbeitsteilung in operativ tätigen Teams. Einen typischen Ablauf eines Aussendiensteinsatzes wollen wir hier praxisnah beschreiben: In einer Firma für Industrieservice sind nach dem Erzeugen von aktuell offenen Aufträgen für das Postleitzahlengebiet 83 sieben aktuelle Arbeitsaartungsaufträge in MService zu finden. Kollege Mustermann ist an der Reihe, sich auf Tour zu begeben und soll nach ca. drei Tagen zurückkehren. Als ersten Schritt trägt M. mit der Routine "Sammeländern" bei den sieben Aufträgen ins Feld "Exklusives Schreibrecht" seine Bediener-Nr. ein. Ab diesem Zeitpunkt signalisiert MService sofort permanent und unübersehbar, dass die Bearbeitung eines solchen Auftrages und die Fortschreibung der Daten exklusiv von M. übernommen wurde. Als zweiten Schritt, vor Antritt seiner Reise, führt M. einen Download aller MService-Daten auf sein Tablet oder seinen Laptop durch. Auf seiner Reise stehen M. sämtliche Daten zu den Anlagen seiner Kunden zur Verfügung. Die reservierten Datensätze modifiziert und ergänzt er auf seinem Mobilrechner mit neuen Infos und Ergebnissen seiner Arbeit. Einer der Kunden berichtet, dass er eine weitere Maschine erworben hat und diese Maschine ebenfalls erfasst werden soll. M. gibt auf seinem Laptop diese neue Maschine mit allen wichtigen verknüpften Daten ein und legt einen zugehörigen Arbeitsplan und den ersten Auftrag an. Nach dem Ende der Dienstreise schließt M. am Firmensitz seinen Laptop an das Intranet an und führt die Routine "Upload auf den Server" aus. Bei diesem Upload werden alle Sätze mit reseviertem Schreibrecht aktualisiert, die Reservierung wird jeweils aufgehoben. Die neu eingegebene Maschine wird bei diesem Lauf - nach Vergabe einer neuen, auf dem Server ermittelten Maschinen-Nr. - in den Datenbestand des Servers aufgenommen. Analog das Gleiche geschieht mit dem verknüpften neuen Arbeitsplan und dem ersten zugehörigen Arbeitsauftrag. Alternativ oder parallel zu diesem Verfahren könnte M. bereits - sofern dies zugeschaltet ist - von MService als zuständiger Durchführer automatisch Mails mit jeweils einem Auftrag als Anhangsdatei auf sein Smartphone bekommen haben. Diese kleine Lösung liefert die wichtigsten Daten über seine aktuellen Aufträge und unterstützt eine schnelle Weiterleitung zurück an die Hauptstelle z.B. mit dem Vermerk "erledigt"...
Beim Ausführen dieser Funktion werden alle Daten im Verzeichnis "..\_MService_Daten\" des Servers geholt und in das gleichnamige Verzeichnis auf dem Mobilrechner kopiert. Sämtliche bestehenden Reservierungen werden dabei natürlich ebenfalls übertragen. Bei dieser Aktion werden auf dem Mobilrechner alle dort vorhandenen MService-Daten überschrieben.
Bei diesem Download werden in unserer Organisationssoftware nur solche Datensätze auf den mobilen Rechner geholt, bei denen die Bediener-Nr. des eingeloggten Users in das Feld "Exklusives Schreibrecht" eingetragen ist.
Einen Upload von Daten kann ein Bediener direkt aus dem Startmenü heraus über "Extras" durchführen. Es führen nur solche Datensätze auf dem Server zu einem Überschreiben, in denen die Bediener-Nr. des Akteurs im Feld "Exklusive Schreibrechte" zu finden ist. Zusätzlich werden aber auch solche Datensätze auf dem Server neu angelegt, die auf dem Mobilrechner eine temporäre EDV-Nr. aufweisen. Unsere Organisationssoftware erkennt diese Datensätze, kopiert sie auf den Server und vergibt eine neue individuelle EDV-Nr.
